Privacyverklaring

Privacyverklaring

Van wie is deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van:

Coöperatieve Vereniging Thuis in Limburg
Postbus 285
6040 AG Roermond
 

Thuis in Limburg is een initiatief van verschillende Limburgse woningcorporaties waarbij Thuis in Limburg bemiddelt in het samenbrengen van vraag naar en aanbod van huurwoningen. Dit is handig want zo hoeft u zich niet bij allerlei verschillende woningcorporaties in te schrijven.

 

Wat is een privacyverklaring?

Thuis in Limburg beschermt uw privacy. Privacybescherming betekent niet alleen dat uw gegevens goed worden beveiligd maar ook dat u duidelijk inzicht heeft in wat Thuis in Limburg met uw gegevens doet.

U kunt op verschillende manieren en in verschillenden hoedanigheden met Thuis in Limburg in contact komen. Thuis in Limburg heeft een aantal rubrieken aangemaakt waarin per doelgroep wordt omschreven:

  • welke persoonsgegevens worden verwerkt;
  • voor welk doel deze worden gebruikt;
  • de wettelijke grondslag op basis waarvan uw gegevens worden verwerkt;
  • hoe lang de gegevens worden bewaard en
  • of uw persoonsgegevens worden gedeeld met andere instanties.

Verderop in de privacyverklaring wordt ook antwoord gegeven op de vragen als:

  • Welke maatregelen heeft Thuis in Limburg getroffen om mijn gegevens te beschermen?
  • Hoe kan ik mij beroepen op mijn rechten en waar kan ik terecht met eventuele vragen over privacy?
  • Bij wie kan ik terecht met klachten over hoe Thuis in Limburg met mijn privacy omgaat?

 

Rubrieken van categorieën betrokkenen:

1) Ik ben een woningzoekende

Als u een woning zoekt via Thuis in Limburg wordt een aantal gegevens van u verwerkt die voor bepaalde doeleinden worden gebruikt.

Het gaat hierbij om:

Communiceren: Thuis in Limburg gebruikt de volgende persoonsgegevens om met u te kunnen communiceren:

  • Naam
  • Geslacht
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • e-Mailadres

Aanbieden passende woning: Gegevens over uw woonwens en huishoudsamenstelling worden door Thuis in Limburg gebruikt om te kunnen bemiddelen naar een passende woning:

  • Namen gezinsleden (18 jaar en ouder)
  • Geboortedata
  • Huidige woonsituatie
  • Gewenste locatie
  • Huurprijs
  • Woningtype

Inkomenstoets: Om te bemiddelen naar een passende woning en om te kunnen voldoen aan de verplichte inkomenstoets verwerkt Thuis in Limburg de volgende persoonsgegevens:

  • Inkomen
  • Inkomensverklaringen (pas bij een mogelijk woningaanbod is deze inkomensverklaring nodig)

Urgentiebepaling en volgordebepaling: In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat u voorrang krijgt bij bemiddelen naar een passende woning. Om vast te kunnen stellen wat de urgentiewaarde is en op basis waarvan verder de volgorde wordt bepaald, verwerkt Thuis in Limburg de volgende persoonsgegevens:

  • Reden urgentie
  • Geldigheidsduur urgentie
  • Urgentiedoelgroep
  • Urgentiedocumenten
  • Inschrijfduur (hoelang staat u ingeschreven als woningzoekende)

Informeren woningaanbod: Indien u zich hiervoor heeft aangemeld, stuurt Thuis in Limburg tipberichten over woningen die voldoen aan uw woonwensen en leefsituatie. Deze berichten worden verstuurd via e-mail. Indien u deze e-mails niet wilt ontvangen kunt u zich altijd eenvoudig uitschrijven via Mijn Pagina.

Thuis in Limburg verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de overeenkomst die met u tot stand komt als u zich inschrijft als woningzoekende bij Thuis in Limburg. Daarnaast dient Thuis in Limburg persoonsgegevens te verwerken op basis van een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld de Woningwet en Belastingwet).

Uw gegevens worden bewaard totdat u bent uitgeschreven *.

Na het moment van uitschrijven worden uw gegevens nog 8 jaar in het systeem bewaard ten behoeve van het beantwoorden van eventuele vragen omtrent de uitschrijving. Documenten met betrekking tot inkomen en urgentiebepaling worden afhankelijk van de uitschrijfreden tot uiterlijk 12 maanden na het moment van uitschrijven bewaard.

* Wanneer bent u uitgeschreven?

  • U schrijft zichzelf uit.
  • Ieder jaar ontvangt u een bericht met de vraag of u de inschrijving bij Thuis in Limburg als woningzoekende wilt verlengen. Indien u niet tijdig verlengd of indien u niet reageert, wordt u uitgeschreven.
  • Nadat u een woning heeft geaccepteerd van één van de bij Thuis in Limburg aangesloten woningcorporaties

Bepaalde persoonsgegevens worden automatisch vernietigd, ongeacht of u zich wel of niet uitschrijft. Het gaat hierbij om documenten die worden gebruikt in het kader van de inkomenstoets en/of urgentiebepaling. Deze worden automatisch na 24 maanden nadat ze zijn aangeleverd vernietigd.
Document in het kader van de WMO worden 60 maanden bewaard omdat woningcorporaties moeten weten of een eventuele nieuwe woning qua toegankelijkheid en doorgankelijkheid geschikt is voor uw situatie.

Thuis in Limburg deelt persoonsgegevens met externe partijen indien dit nodig is om het doel van de inschrijving te realiseren. Deze partijen zijn beperkt tot de bij Thuis in Limburg aangesloten woningcorporaties. Deze woningcorporaties gebruiken de vastgelegde persoonsgegevens om te komen tot verhuur van een woning en het opstellen van een huurovereenkomst. De aangesloten woningcorporaties kunnen bij Thuis in Limburg vastgelegde persoonsgegevens inzien en verwerken en worden in dit verband eveneens aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

De aangesloten woningcorporaties kunnen ter voorkoming van fraude en overlast gegevens delen met Thuis in Limburg. Het gaat dan om gegevens die verzameld zijn via observatie (zoals agressief gedrag), vastgestelde veroorzaakte overlast of een openstaande financiële vordering. Woningcorporaties hebben hiervoor een gerechtvaardigd belang in verband met het waarborgen van woongenot aan huurders en het beperken van financiële en materiële schade. Hierbij wordt steeds een belangenafweging gemaakt tussen het belang van de privacy en de genoemde belangen van de corporaties. Tegen de belangenafweging kan bezwaar worden gemaakt bij de betreffende woningcorporatie.

 

2) Ik ben contactpersoon bij een organisatie waar Thuis in Limburg zaken mee doet

Thuis in Limburg verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen van organisaties waarmee Thuis in Limburg samen werkt. Het gaat hierbij om gegevens als:

  • Naam
  • Bedrijf waaraan u verbonden bent inzake de samenwerking
  • Geslacht
  • Functie en mogelijk uw rol in de samenwerking
  • Telefoonnummer en e-mailadres

Thuis in Limburg verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de overeenkomst, mondeling of schriftelijk, die ten grondslag ligt aan de samenwerking.

Thuis in Limburg bewaart deze persoonsgegevens voor de duur van de periode van de samenwerking.

Thuis in Limburg deelt geen gegevens van contactpersonen met andere entiteiten tenzij dit onderdeel is van het doel of de uitvoering van de samenwerking.

 

3) Ik ben een websitebezoeker van Thuis in Limburg

Cookies zijn kleine bestandjes die worden opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Zij zorgen ervoor, dat de website goed kan functioneren en dat wij kunnen achterhalen hoe we de website verder klantvriendelijker kunnen maken. De website thuisinlimburg.nl maakt gebruik van de volgende cookies:

Functionele cookies: Cookies die de website beter laten werken. Zo wordt bijvoorbeeld bijgehouden als u bent ingelogd, zodat u niet op elke pagina opnieuw hoeft in te loggen.
Analytische cookies: Cookies die anonieme informatie verzamelen over hoe u als bezoeker gebruik maakt van onze site. Het doel is om de website te verbeteren en af te stemmen op de behoefte van de bezoekers.
Social Media: De website bevat knoppen om bepaalde informatie zoals een woningpublicatie te delen via social media. Indien u hiervan gebruik maakt, dan wordt hiervoor een social media cookie gebruikt om deze functionaliteit te laten werken.

De website maakt geen gebruik van cookies voor advertenties.

 

4) Ik solliciteer bij Thuis in Limburg

Als u solliciteert bij Thuis in Limburg wordt een aantal gegevens van u verwerkt die voor bepaalde doeleinden worden gebruikt. Het gaat hierbij om:

Communiceren: Thuis in Limburg gebruikt de volgende persoonsgegevens om met u te kunnen communiceren over de sollicitatie:

  • Naam
  • Geslacht
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • e-Mailadres

Selectie en beoordeling geschiktheid: Om te kunnen beoordelen of u geschikt bent voor een bepaalde functie bij Thuis in Limburg worden de volgende gegevens van u verwerkt:

  • CV, werkervaring en opleidingsniveau
  • Motivatie/“pitch”
  • Beschikbaarheid
  • Bevindingen van derden *

* Als onderdeel van de selectieprocedure kan een referentie-check plaatsvinden. Dit gebeurt alleen met uw uitdrukkelijke toestemming. Bij een dergelijke referentie-check wordt alleen naar bevindingen gevraagd die betrekking hebben op het valideren van de geschiktheid voor een bepaalde functie.

Thuis in Limburg bewaart persoonsgegevens die tijdens de sollicitatie worden verwerkt tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. De sollicitatieprocedure eindigt als de gekozen kandidaat zijn of haar proeftijd succesvol heeft afgerond. Bij open sollicitaties bewaart Thuis in Limburg uw gegevens 1 jaar.

 

Privacybeschermende maatregelen

Technische maatregelen - Alle middelen en systemen die binnen Thuis in Limburg worden ingezet bij het verwerken van uw persoonsgegevens zijn zo ingericht dat uw privacy optimaal wordt gewaarborgd. De beveiliging van uw gegevens begint al op het moment dat u deze met Thuis in Limburg deelt via de website. De gegevens die vanaf uw computer naar onze systemen worden verzonden zijn versleuteld en de verzending van (persoons)gegevens vindt via een beveiligde verbinding plaats. De databases waarop uw gegevens worden bewaard zijn niet rechtstreeks via het internet toegankelijk. Thuis in Limburg laat regelmatig zogenaamde penetratietesten uitvoeren om te kijken of uw gegevens écht veilig zijn

Organisatorische maatregelen - De medewerkers die binnen Thuis in Limburg persoonsgegevens verwerken worden regelmatig getraind op gebied van privacybescherming en gaan zorgvuldig met uw gegevens om volgens vastgelegde processen.

Wij vragen uw begrip - Om uw privacy te kunnen beschermen is het noodzakelijk dat wij controleren of we met de juiste persoon te maken hebben. Indien u contact met ons opneemt controleren wij uw identiteit. Dit gebeurt op verschillende manieren. Onderdeel van dit controleproces kan zijn dat wij u een aantal vragen stellen.

Bewaartermijn - Thuis in Limburg bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het uitvoeren van de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld waarna uw gegevens, voor zover hier geen langere wettelijke bewaartermijn voor geldt, uit de systemen van Thuis in Limburg worden verwijderd.

Datalekken - Indien er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van uw gegevens dan melden wij dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor u zou kunnen hebben nemen we direct contact met u op.

Help ons mee - Ondanks alle maatregelen die Thuis in Limburg heeft genomen om uw gegevens en uw privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Mocht u het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als u ons dit laat weten.

 

Hoe kan ik mij beroepen op mijn rechten en waar kan ik terecht met eventuele vragen over privacy?

Recht op inzage: U heeft het recht om op te vragen welke gegevens Thuis in Limburg van u heeft opgeslagen. U dient uw aanvraag schriftelijk te doen of via e-mail:

Thuis in Limburg
Postbus 285
6040 AG Roermond

info@thuisinlimburg.nl

Thuis in Limburg stuurt de gevraagde informatie zo spoedig mogelijk naar u toe. Hierbij wordt altijd een uiterlijke termijn gehanteerd van 4 weken. Thuis in Limburg brengt hiervoor geen kosten in rekening. Let op: De meeste persoonsgegevens kunt u zelf inzien en wijzigen via het digitale klantportaal.

Recht op wijziging: Naar aanleiding van de stukken die Thuis in Limburg u toestuurt kunt u aangeven dat bepaalde gegevens dienen te worden gewijzigd.

Recht op verwijderen: Ook kunt u aangeven dat Thuis in Limburg uw gegevens dient te verwijderen. Daarbij moet u er rekening mee houden dat niet altijd alle gegevens kunnen worden verwijderd. Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht of zwaarwegend belang vanuit Thuis in Limburg en aangesloten woningcorporaties.

Heeft u ondersteuning nodig bij het uitvoeren van één van de bovenstaande processen? Neem dan contact op met Thuis in Limburg.

 

Bij wie kan ik terecht met klachten over hoe Thuis in Limburg met mijn privacy omgaat?

Heeft u klachten over hoe Thuis in Limburg met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u zich richten aan privacy officer van Thuis in Limburg:

Thuis in Limburg
t.a.v. privacy officer
Postbus 285
6040 AG Roermond

info@thuisinlimburg.nl

Is uw klacht niet naar tevredenheid afgehandeld? Dan kunt u uw klacht ook altijd voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wijziging van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van kracht per 30 december 2019. Het kan zijn dat Thuis in Limburg deze privacyverklaring van tijd tot tijd dient te wijzigen. Alles is immers aan verandering onderhevig, niet alleen de wetgeving maar ook Thuis in Limburg als organisatie. Substantiële wijzigingen in de privacyverklaring worden medegedeeld via de website en het digitale klantportaal.